PRIVACYVERKLARING
Recherchebureau InQuirens
Versie mei 2025

Wij hechten wij grote waarde aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, opslaan en beschermen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke
Recherchebureau InQuirens, gevestigd aan de Lauwers 9, 9405 BL te Assen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wij respecteren uw privacy en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. We houden ons aan de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Heb u vragen hierover? Neem dan contact met ons op:
Recherchebureau InQuirens
Lauwers 9
9405 BL Assen
085-401 41 52
info@inquirens.nl

2. Persoonsgegevens
Recherchebureau InQuirens verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten behoeve van de registratie en communicatie:
• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Woonadres
• Telefoonnummer
• E-mailadres.

Als u onze website bezoekt, verwerken wij ten behoeve van onze analytics tool:
• In welk land u woont op basis van de tijdsinstelling op uw pc, laptop of mobiel
• Welke pagina’s u op onze website bekijkt, en hoe lang
• Welke internetbrowser u gebruikt om onze website te bekijken, welke versie van de browser het is en met wat voor apparaat, software versie en apparaat type
• Wat de schermafmeting is van het apparaat zodat wij onderscheid kunnen maken naar de meest voorkomende schermafmetingen. Hiermee kunnen we het uiterlijk van de website optimaliseren
• Op welke taal uw apparaat is ingesteld.

N.B. U ziet bij ons geen cookiebanners, omdat onze analytics tool geen cookies plaatst. Ook worden IP-adressen alleen versleuteld en voor korte tijd opgeslagen. We maken geen gebruik van fingerprinting.

Verder verwerken wij persoonsgegevens die u in communicatie met ons verstrekt ten behoeve van het onderzoek.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Recherchebureau InQuirens neemt nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Onder besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen wordt verstaan: besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of computersystemen zonder tussenkomst van een medewerker van Recherchebureau InQuirens, zoals bijvoorbeeld profilering.

3. Doeleinden van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:
• Om met u te kunnen communiceren ten behoeve van onze dienstverlening
• Om u een offerte en factuur te kunnen sturen
• Om uw betaling af te handelen
• Om onderzoeksdiensten aan u te kunnen leveren
• Om uw gedrag (niet naar u herleidbaar) op de website te analyseren en daarmee de website te kunnen verbeteren
• Om uw gegevens verwerken als we hier wettelijk toe verplicht zijn.

4. Rechtsgronden voor verwerking
De AVG stelt in artikel 6 voorwaarden voor rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens.
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
• U heeft voor de verwerking uitdrukkelijke toestemming gegeven (AVG artikel 6 lid 1 onder a).
• Een overeenkomst met u kan niet worden uitgevoerd zonder uw persoonsgegevens te verwerken (AVG artikel 6 lid 1 onder b).
• De gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan wij gehoor moeten geven (AVG artikel 6 lid 1 onder c).
• De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (recherchebureau InQuirens) of van een derde (u als opdrachtgever). Uitzondering hierop is wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen dan de belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is onder 16 jaar. (AVG artikel 6 lid 1 onder f).

5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijnen zijn als volgt:
• Onderzoeksgegevens: minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar na afronding van het onderzoek, tenzij wetgeving anders voorschrijft.
• Financiële administratie: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Strafrechtelijke gegevens: deze worden direct na afronding van het onderzoek vernietigd, tenzij anders vereist door een juridische procedure.
• Correspondentie en overige communicatie: 1 jaar na afronding van het onderzoek, tenzij deze informatie onderdeel is van een nog niet afgeronde procedure.

6. Delen van persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is:
• Met de opdrachtgever: voor zover relevant voor het onderzoek.
• Met juridische instanties, bij gerechtelijke bevelen of wettelijke verplichtingen.
• Met betrokken derden, externe experts of specialisten voor specifieke taken, binnen geheimhouding.
• Met advocaten, voor juridische procedures of geschillen.

In elk van deze gevallen worden de persoonsgegevens alleen gedeeld voor zover noodzakelijk, en met inachtneming van de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens. Het delen gebeurt altijd binnen de kaders van de AVG en andere relevante wet- en regelgeving. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere derden zonder expliciete toestemming van de betrokkene, tenzij dit wettelijk verplicht is.

7. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, onrechtmatige verwerking of openbaarmaking. Enkele van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die wij toepassen zijn:
• Tweefactorauthenticatie (2FA): voor toegang tot onze systemen maken wij gebruik van tweefactorauthenticatie. Dit betekent dat naast een wachtwoord ook een extra verificatiestap nodig is, zoals een code op een mobiel apparaat, om toegang te krijgen.
• Single Sign-On (SSO): Wij gebruiken een Single Sign-On systeem, waardoor medewerkers veilig en efficiënt kunnen inloggen met één set inloggegevens voor meerdere applicaties, terwijl hun toegang wordt gecontroleerd en beheerd.
• Versleuteling (SSL): informatie die via onze website wordt uitgewisseld, wordt beschermd door middel van Secure Sockets Layer (SSL)-versleuteling. Dit garandeert dat gegevens veilig worden verzonden tussen uw apparaat en onze servers.
• Onze emailapplicatie is beschermd conform de modernste standaarden zoals DNSSEC, DMARC, DKIM en SPF.
• Datalekprotocol: we hebben een strikt datalekprotocol dat voorziet in procedures voor het melden, onderzoeken en afhandelen van datalekken. Indien nodig, zullen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig informeren over een datalek, conform de wettelijke vereisten.
• Wachtwoordprotocol: we hanteren een streng wachtwoordprotocol, waarbij wachtwoorden aan hoge veiligheidseisen moeten voldoen, zoals minimale lengte, complexiteit en regelmatige vernieuwing. Medewerkers hebben alleen toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.
• Toegang tot gegevens beperkt tot geautoriseerde medewerkers: toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers die geautoriseerd zijn om die gegevens te verwerken. Dit wordt geregeld door middel van autorisatiebeheer en het principe van minimale toegang, waarbij medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun specifieke taken.
• Regelmatige controles op het gebied van gegevensbescherming: we voeren regelmatig controles en audits uit om ervoor te zorgen dat onze gegevensbeschermingsmaatregelen voldoen aan de nieuwste beveiligingsnormen, en dat er geen zwakke plekken in onze systemen zijn. Dit helpt ons om voortdurend de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

8. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
• Recht op inzage: u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op vergetelheid: in bepaalde gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt ons vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken in specifieke situaties.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
U kunt uw privacyrechten uitoefenen door ons een email te sturen met daarin vermeld van welk recht u gebruik wil maken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, zullen wij u vragen om een veilige kopie van uw identiteitsbewijs mee te mailen. Dit kunt u doen door gebruik te maken van de KopieID-app (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs). Gebruikt u deze app liever niet, maak dan in de foto of kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer of ID-kaartnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy.
Deze gegevens zullen alleen gebruikt worden om uw identiteit te controleren, en de kopie zal daarna vernietigd worden.

Als u niet tevreden bent met hoe uw persoonsgegevens door recherchebureau InQuirens worden of zijn verwerkt, kunt u gebruikmaken van onze wettelijk verplichte klachtenregeling.

Indien uw klacht niet tot tevredenheid is afgehandeld kun u zich wenden tot de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Aanpassing van de privacyverklaring
Recherchebureau InQuirens heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van onze privacyverklaring worden op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.